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El método Eisenhower. Cómo elegir lo que es realmente importante.

abril 30, 2014 — by Gabriella0

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Hace poco estaba leyendo, para variar, a James Clear (podéis leer un artículo suyo que traduje aquí, o ir directamente a su blog aquí), en un artículo en el que hablaba del método Eisenhower. Este es un modo de productividad que, si bien se inspiró en la metodología del presidente americano (imaginad la necesidad de productividad de una persona como Eisenhower, con la que le cayó a ese hombre encima), fue adaptado luego por gurúes de la productividad como Steve Covey (de hecho se menciona este método de pasada en el artículo que le traduje a Niall Doherty, con 69 técnicas de productividad).

Clear insiste en la efectividad de este método para ahorrar tiempo y ser más productivo, pero a mí lo que me llama la atención de esta técnica es su forma brutal de obligarte a elegir entre lo que es y lo que no es prioritario.

El método consiste en crear un cuadro de cuatro cajas, ordenadas por urgencia e importancia. En una va lo urgente e importante, en otra lo urgente pero no importante, en otro va lo importante pero no urgente, y en la última va lo que no es urgente ni importante. A partir de esta división de tareas se efectuarán las cuatro “D”:

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-Do (hacer): En el cuadro de las tareas importantes y urgentes (cuadro 1 del diagrama) solo cabe una acción: hacer, llevarlas a cabo.

-Delegate (delegar): En el cuadro de las tareas que son urgentes pero no importantes (3), uno debe intentar delegar (conseguir que otros hagan estas tareas). Esto es útil, imagino, en un entorno empresarial; para los freelancers se sugiere recurrir al outsourcing, que consiste en pagarle a alguien para que lo haga por ti. En España esto es algo que no es demasiado común, pero tened en cuenta que en EEUU es relativamente común en el mundo de los negocios pagarle a alguien en India para que actúe como asistente virtual. Para el caso de personas con muchísimo email o con tareas repetitivas pero relativamente sencillas, este tipo de asistente puede ahorrarles muchos quebraderos de cabeza.

-Defer (retrasar): Es el cuadro de las tareas importantes pero no urgentes (estas suelen ser tareas relacionadas con metas a largo plazo). Deberemos otorgarles un espacio de cumplimiento, una fecha y hora (o varias, si se trata de tareas grandes) para llevarlas a cabo (2).

-Delete (eliminar): Según este método, las cosas que no son ni urgentes ni importantes deben eliminarse (4). Esta es la parte que impresiona, porque nos hace ser conscientes de la cantidad de tareas que llevamos a cabo por obligación, por costumbre o por alguna visión idealizada de nosotros mismos.

Para dividir nuestras tareas en estas cuatro cajas es importante tener claro cuáles son nuestros objetivos a corto y largo plazo. También nos obliga a decidir qué cosas no son realmente necesarias, para evitar perder el tiempo con esa sensación de que estamos ocupados cuando realmente solo estamos llevando a cabo tareas que no nos aportan gran cosa y que nos quitan tiempo para lo realmente importante. Por tanto, creo que este es un método tremendamente útil para establecer prioridades. Uno podría pensar que lavar la ropa, por ejemplo, no es ni útil ni importante, pero intentar eliminarla de la lista nos probaría lo opuesto: necesitamos ropa limpia (ergo esta tarea no es urgente pero sí importante). También podría parecer que ir a tomar café con un amigo no es urgente ni importante, pero si nuestra vida se reduce a trabajar y necesitamos relajarnos con una vida social más activa, esta tarea es, desde una perspectiva a largo plazo, muy importante. No obstante, jugar al Angry Birds no es urgente ni importante, y a no ser que seas un desarrollador de juegos probando a la competencia, no tiene mucha justificación a largo plazo.

Implementar el método lleva tiempo. Lleva tiempo decidir qué es importante y qué no. Los profesionales aseguran que este tipo de sistema, bien implementado, puede ocuparte hasta una hora diaria, pero que los resultados ofrecen una recuperación de esa inversión más que sobrada, con pingües beneficios.

¿Qué opináis? ¿Es este un método que consideraríais probar? Si lo hacéis, no dejéis de contarme qué tal os ha funcionado.


Otra forma de aprovechar el tiempo es sacarle el máximo rendimiento a la corrección y revisión de tu libro. Si quieres un montón de  trucos e ideas para ello, ya sabes que tengo un libro que solo cuesta 2,99 € en Amazon 😉

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Dar y recibir

noviembre 7, 2012 — by Gabriella4

Una de las cosas que más me ha confundido siempre es lo complejo que puede llegar a ser el hecho de dar.

Pongo un ejemplo muy simple. A mí me encanta hacer regalos, de hecho me proporciona mayor placer que recibirlos. Esto no es porque yo sea mejor o peor persona, más o menos altruista, sino porque es parte de mi carácter, es algo que me hace feliz. La emoción de buscar o crear el regalo, de ver cómo reacciona el receptor, me resulta muy gratificante. De cierta manera es un tipo de egoísmo: al realizar el regalo satisfago una necesidad personal. Creo, como decía Joey en aquel episodio de Friends, que ningún acto es plenamente desinteresado.

Y ese es precisamente el problema. Por mucho que me guste hacer un regalo, también hay una parte de mí que espera que el universo recompense este acto de “bondad” con algo recíproco. Por esto, un porcentaje alto de los regalos que recibía me resultaban insatisfactorios, me hacían pensar que la persona que realizaba el regalo lo hacía por obligación, no por amor, y sin ningún interés por lo que a mí realmente me podría gustar. Con el tiempo, resolví este conflicto dándole mensajes muy claros a mis seres queridos de qué cosas me gusta que me regalen. Por otro lado, el experimento Clutterfuck ha cambiado radicalmente mi percepción acerca de muchas cosas materiales. Pero la metáfora sigue valiendo… ¿dónde está la diferencia entre dar por el hecho de dar y dar esperando algo a cambio? Y, más importante, ¿dónde está la diferencia entre hacer felices a los demás con tu comportamiento, con tus actos, y que los demás se aprovechen de esta disposición?

Otro caso parecido ha sido el del Proyecto Poema. Mi idea era llevar a cabo un proyecto artístico que fuera positivo para otras personas y que fuera totalmente gratuito. No obstante, confieso (y me cuesta mucho reconocerlo) que una parte de mí esperaba algo a cambio. Por tanto, si el receptor no expresaba gratitud, o no recompensaba mi gesto de alguna manera, aunque fuera simbólica, me sentía muy frustrada. Esto es absurdo, al fin y al cabo yo misma había especificado que el proyecto era gratuito, lo cual implica que se realizaba por el mero placer de realizarlo. Pero me he dado cuenta de que me había creado ciertas expectativas que además no había comunicado a los que participaban en él. No puedes esperar que los demás sean adivinos y que cuando dices “gratuito” lo que quieres decir realmente es “a cambio me amarás para siempre y además realizarás una donación monetaria generosa”. Pensé que, tal vez, aunque no recibiera nada físico, el proyecto tendría cierta trascendencia y obtendría cierta notoriedad. En el fondo mis motivaciones tenían más que ver con la vanidad y el dinero que con el arte por sí mismo. Me ha llevado un tiempo reconocer esto ante mí misma, darme cuenta de que lo he enfocado mal y plantearme un serio ¿merece la pena seguir con esto? La respuesta, obviamente, es que no, o por lo menos no de la misma forma. Tengo una idea que decidirá la dirección que tomará el proyecto, y en cuanto esté mejor definida la compartiré por aquí.

En cualquier caso, veo que este es un patrón que repito bastante, y no estoy muy segura de cómo salir de él.

Una de las cosas que más me ha costado aprender a hacer (¡y todavía estoy aprendiendo!) es decir no. Cuando tenía la editorial, y cuando estaba muy activa en el mundo del fandom de ci-fi, fantasía y terror, recibía muchos mensajes de autores que querían que leyera su obra para opinar sobre ella. Dedicaba más tiempo a satisfacer los deseos de estas personas que a mi propio trabajo remunerado, lo cual era un desastre. Me producía estrés, y en muchas ocasiones, en vez de decirle claramente que no a alguien, acababa con un lastre de trabajo que no podía llevar a cabo. Si hubiera dicho que no al principio, tal vez habría quedado mal con ese autor. Al decir que sí y no poder llevar a cabo la tarea correspondiente, quedaba incluso peor. A lo largo de los años he ido corrigiendo esto, y generalmente este tipo de peticiones de ayuda se contesta con un presupuesto por un informe de lectura. Que una disfruta ayudando a los demás, pero tiene que comer también.

Y ahí está la gran pregunta. ¿Cómo puedes hacer algo que ayude a los demás, que aporte valor, que haga que el mundo sea un sitio un poco mejor (porque eso es lo que quieres hacer) pero que te permita ganarte la vida con dignidad y que los demás no utilicen tu buena disposición para conseguir servicios gratuitos o a precios ridículos? ¿Dónde está el límite entre el amor por los demás y el respeto por uno mismo?

Supongo que no hay una respuesta clara ni universal. Mientras, seguiré buscando.

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Image courtesy of kibsri / FreeDigitalPhotos.net

 

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Adiós, clutterfuck y hola, meditación

septiembre 9, 2012 — by Gabriella0

Hoy se cumple el último día del desafío de 30 días Clutterfuck. Los días 29 y 30 no los he fotografiado ni voy a exponerlos ya que se han tratado de objetos recibidos como regalos. Aunque creo que ninguna de las personas involucradas lee este blog, preferiría no publicar dichos objetos por si acaso. Son cosas a las que les tengo cariño pero que llevo ya un tiempo sin usar y que están en muy buenas condiciones; cosas que podrán ser aprovechadas y queridas por otros. A continuación os dejo mi resumen de lo que ha significado este desafío:

¿De qué trataba el desafío y cuál era su objetivo?
Durante 30 días me he deshecho, de manera diaria, de un objeto que ya no usaba, un objeto que sobraba. En el caso de cosas ya muy avejentadas o rotas, las he tirado; las nuevas las he donado a Cudeca o a amigos que me las han pedido. El objetivo era valorar de nuevo los objetos materiales, darles la importancia que merecen, y considerar qué necesito realmente y qué está simplemente ocupando espacio y molestando en mi entorno. Mi esperanza era que este comportamiento además me ayudara a hacer un poco de clutterfuck mental y laboral.

¿Cómo ha sido de difícil?
Relativamente fácil, si bien ha llevado más tiempo los días que tenía que reorganizar y ordenar cosas, por no hablar de subir mis progresos al blog y realizar fotografías. En general ha sido bastante sencillo, pero me alegro de haber terminado y no tener que seguir haciéndolo a diario.

¿Prueba superada?
Sí, lo he hecho a lo largo de 30 días, deshaciéndome de algo a diario. ¡Conseguido!

¿Ha funcionado?
Pues sí, ha funcionado. Tengo menos cosas (aunque todavía me quedan muchísimas más que deberían ir por el mismo camino), menos bulto a mi alrededor. Y no solo eso, empiezo a tener cierto estado mental que me ha ayudado en mi vida laboral también. He conseguido reorganizar algunos proyectos, quitarme carga de trabajo en otros (he recortado en algunas cosas que me satisfacían a nivel personal y profesional: prefiero hacer menos y de mejor calidad) y dejar algo de tiempo para encargos ocasionales, tanto de Miss Cristal como relacionados con las letras, que me entran y que siempre producen un caos total en una rutina que estaba llena de obligaciones que me saturaban. Un tiempo que además me ha venido estupendo para poder echarle más horas a esto de hacer ejercicio (he empezado a ir a un gimnasio, aprovechando que mi hermano se ha apuntado y puede acercarme en coche). Sobre todo me ha ayudado a ver qué es esencial y qué no, si bien queda claro que este es un proceso que no ha hecho más que comenzar. Sospecho que en los próximos meses me veréis ir cortando con algunos otros proyectos que tengo por ahí sin terminar, languideciendo, y que ya no me aportan nada. Me está enseñando a ser más realista y a enfocar, a concentrarme en lo importante y fundamental. Sobre todo, se me está quitando el apego tonto a cosas que no lo necesitan. El afecto es limitado, creo que voy a distribuirlo mejor a partir de ahora.

¿Vas a seguir haciéndolo?
No a diario, desde luego, ya que implica un gasto de tiempo y energía que necesito para probar otros retos. Pero a partir de ahora dedicaré un día fijo, cada dos meses, para hacer un clutterfuck masivo en mi espacio vital, tanto mental como físico. Será muy útil para actualizar prioridades y hacer limpieza en todos los sentidos. También me he adjudicado una nueva regla, muy sencilla: Nada entra sin que algo salga, es decir, cualquier compra, regalo, etc., implicará que tendrá que salir de mi espacio otro objeto que ya no sea esencial. Para empezar, el día 9 de octubre haré el primer clutterfuck masivo y me comprometo a mostrarlo en el blog, sois todos testigos 😉

¿Cuál es el siguiente reto?
Mañana empieza el siguiente desafío de 30 días, el de meditación. Como ya os comenté, la primera semana se tratará de meditación guiada, aprovechando la oferta de Meditationfest (lamentablemente, en inglés), de siete sesiones distintas gratuitas, más que nada por probar diferentes formas y perspectivas frente a la meditación. Después, volveré a mi meditación habitual, que está explicada aquí, y que consiste en poner en blanco la mente hasta entrar en un estado en el que puedes dejar simplemente fluir los pensamientos sin agarrarte a ellos. Si alguien quiere apuntarse al reto pero no sabe ni por dónde empezar porque jamás ha meditado, aconsejo el siguiente proceso para empezar:

  • Busca una posición cómoda (pero no tan cómoda que te vayas a quedar dormido). Yo uso medio loto, con las manos abiertas en forma de pinza sobre las rodillas (así, si te duermes, te despiertan tus propias manos al cerrarse. En la imagen veréis a lo que me refiero). Pero te puedes sentar en una silla normal, o donde estés a gusto. Lo importante es que la espalda esté recta y no estés tumbado/a.
  • Cierra los ojos y concéntrate en respirar. Si sabes realizar respiración abdominal o diafragmática, esta es la buena. Si no, limítate a inspirar y espirar como siempre, pero de manera mucho más lento y profunda.
  • Cuando te sientas ya algo más relajado, no pienses en nada. Es decir, lo que venga córtalo de forma abrupta. Cualquier pensamiento elimínalo tan pronto aparezca, hasta que no estés pensando en nada. Esto al principio es bastante más complicado de lo que podría parecer.
  • Una vez has conseguido esto, empieza a dejar pasar los pensamientos. Pero no reflexiones ni te pares con ellos, déjalos fluir y pasar. No los cortes pero tampoco les prestes atención. Simplemente observa. Se trata de conseguir una especie de “mente tras la mente”, o testigo de tu propio pensar. Este es el estado ideal al que queremos llegar.

Personalmente me gusta reflexionar un poco antes de empezar a meditar, para quitarme preocupaciones o cosas interesantes que podrían distraerme demasiado durante la meditación. Del mismo modo, suelo quedarme reflexionando un rato después de meditar, ya que pueden haber surgido pensamientos interesantes sobre los que me gustaría profundizar pero que por la naturaleza de la meditación tuve que dejar fluir en vez de pararme lo necesario. A veces apunto cosas. Como método de inspiración es inigualable, desde luego. Lo idóneo es empezar con un tiempo fijo, ponerse el despertador, por ejemplo, y realizar unos cinco minutos, para ir ampliando el tiempo según vamos haciendo sesiones. En mi caso, mi objetivo es llegar a cierto estado de paz y gusto que suelo alcanzar pasados unos 10-15 minutos*, por lo que para mí una sesión exitosa rondará los 20 minutos. Hay días que tardo mucho más, porque estoy preocupada, estresada, etc., y días en los que llego en nada. De cualquier forma cada persona es un mundo y veréis cómo, después de un tiempo de práctica, vosotros también daréis con la cantidad de tiempo idónea para que cada sesión sea fructífera, es decir, que os ayude a vaciar la mente, limpiaros un poco las ideas y os proporcione una relajación fabulosa.

Si alguien quiere hacerme alguna pregunta, sentíos libres de hacerlo por los comentarios o escribiéndome a gabriellavc(arroba)yahoo.es

*Yo lo defino como “el estado de las florecillas y las mariposas”, porque suele ir acompañado de imágenes mentales de flores que crecen de mis manos, con mariposas que revolotean alrededor. Sí, WTF. No me preguntéis de dónde sale eso ni por qué. Pero sí que es cierto que en las épocas en las que he meditado más a menudo cada vez tenía imágenes mentales más vívidas durante la sesión. Algunas en concreto acaban asociándose a cierto estado mental, como en el caso de las florecillas en cuestión.
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Imagen por cortesía de: FreeDigitalPhotos.net